La Politique de Confidentialité d’Octolis a pour objectif de vous fournir toutes les informations sur les conditions dans lesquelles Octolis collecte et traite vos informations à Caractère Personnel.
La Politique de Confidentialité fait partie des CGVU et chaque terme défini dans les CGVU a la même signification dans la Politique de Confidentialité.
En accédant et utilisant nos sites web et le Logiciel Octolis, vous vous engagez à prendre connaissance de cette Politique de Confidentialité, qui peut être modifiée ou mise à jour à tout moment sans préavis. Toute modification sera mise en ligne sur le Site et nous vous conseillons de la consulter régulièrement.
I. Finalités des traitements et Nature des données collectées
1.1. Nous recueillons et traitons les données que vous nous fournissez volontairement afin d’accéder et d’utiliser le Logiciel, de formuler des demandes à nos équipes (démonstrations ou autres) ou d’accéder à nos ressources en ligne.
Nous recueillons et traitons également les données relatives aux préférences de nos Utilisateurs et au trafic (comme les adresses IP).
Plus précisément, nous traitons vos Données pour vous permettre :
- De consulter nos sites Web
- De créer un Compte pour accéder au Logiciel et utiliser nos services
- De vous inscrire à des démonstrations en ligne, ou à nos événements
- De télécharger nos ressources en ligne
- D’améliorer nos services, en plaçant des cookies sur les terminaux des utilisateurs
- De vous envoyer des offres commerciales et marketing.
Pour ouvrir un Compte, vous devez nous fournir à tout le moins les informations personnelles d’identification suivantes pour pouvoir utiliser le Logiciel :
- Votre nom
- Votre adresse email
- Votre numéro de téléphone.
Vous pouvez compléter votre profil avec d’autres Données à Caractère Personnel (adresse, autre numéro de téléphone, date de naissance, photo, nom de vos clients ou prospects, etc.). Nous ne collecterons jamais, ou ne traiterons jamais, de Données à Caractère Personnel sensibles au sens de la réglementation, concernant, par exemple, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou encore l’appartenance syndicale, la santé, etc.
1.2. Nous recueillons des informations relatives à la relation contractuelle que nous avons avec vous : historiques, éléments de facturation et paiement, demandes et incidents signalés au service support…
1.3. Nous recueillons automatiquement certaines données lors de vos visites sur le Site Internet Octolis.com : par exemple, les informations relatives à l’origine de la connexion, le type et la version de votre navigateur Internet, la durée de votre connexion, etc.
Nous utilisons des cookies pour le Site et le logiciel Octolis. Un cookie est un petit fichier texte envoyé par le site Internet consulté par l’Utilisateur dans son navigateur Internet ou sur l’appareil utilisé. Il a pour fonction soit de permettre au site de fonctionner, de faciliter la navigation (mémoriser les choix techniques, l’activité passée), d’améliorer l’utilisation du site et du service et de mieux comprendre l’expérience des Utilisateurs. La durée de vie maximale d’un cookie est de 13 mois.
II. Utilisation de vos Données à Caractère Personnel
Nous n’utilisons les Données à Caractère Personnel que dans les cas prévus par la réglementation en vigueur, qui sont :
- L’exécution du contrat de prestation de services relatif à votre utilisation du Logiciel Octolis
- Le respect d’une obligation légale
- Votre consentement à utiliser vos données
- Notre intérêt légitime à mener des opérations de prospection ou de promotion nous concernant ou concernant nos filiales (informations concernant nos produits, nos promotions ou les événements que nous organisons au sein du groupe Octolis comme la #French Startup Cup). Nous pouvons également être amenés à enregistrer vos communications téléphoniques avec notre support Client, afin d’améliorer notre qualité de service.
III. Traitement des Données à Caractère Personnel
Octolis collecte et traite vos Données à Caractère Personnel de façon loyale et licite, et dans le respect des principes du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD). Octolis est responsable du traitement de vos Données à Caractère Personnel au sens du RGPD.
Octolis a désigné un Data Protection Officer (DPO ou délégué à la protection des données) qui pilote en continu la conformité d’Octolis aux principes et règles du RGPD et que vous pouvez contacter à l’adresse [email protected].
Le DPO a notamment pour mission :
- D’informer et conseiller le Responsable de Traitement sur l’application du RGPD dans l’entreprise
- De sensibiliser les collaborateurs d’Octolis à la protection des Données Personnelles des Utilisateurs
- De les accompagner lors de la mise en œuvre de traitements
- De répondre aux demandes liées à l’exercice de vos droits, conformément à l’article VIII.
IV. Conservation de vos Données à Caractère Personnel
4.1. Sécurité
Octolis met tout en œuvre pour éviter la perte, le détournement, l’intrusion, la divulgation non autorisée, l’altération ou la destruction des Données à Caractère Personnel que vous nous communiquez.
Ainsi :
- Les Données sont hébergés chez Amazon Web Services en Irelande. Le contrôle de la sécurité des serveurs et de la mise à jour de nos Logiciels d’exploitation est effectué en temps réel.
- Toutes les informations que vous nous transmettez sont chiffrées.
- Les collaborateurs d’Octolis sont soumis à une obligation de confidentialité et de non-divulgation et ont tous signé un engagement spécifique relatif à la protection des Données à Caractère Personnel.
- L’accès à vos Données est encadré par une politique de contrôle d’accès stricte, réservé aux personnes habilitées, dans des conditions définies.
- Lorsque nous faisons appel à des prestataires pour traiter des Données à Caractère Personnel, nous avons préalablement vérifié que ces prestataires garantissent un niveau équivalent de protection en matière de sécurité.
4.2. Durée
Octolis conserve vos Données à Caractère Personnel conformément aux dispositions légales et réglementaires suivantes :
- Nous conservons les informations relatives à la gestion du compte Client, des commandes, de la facturation, des paiements 10 ans après la fin du contrat ou du dernier contact émanant du Client inactif.
- Nous conservons les informations relatives à la constitution et à la gestion des fichiers de prospection 3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect.
- Nous conservons les Données des Clients inactifs aux fins d’envoi d’informations sur nos offres commerciales et marketing, dans un délai de 3 ans après la fin de la relation Commerciale.
- Nous avons l’obligation de conserver pendant 1 an les Données à Caractère Personnel suivantes issues de la création, de la modification ou de la suppression du Contenu des Utilisateurs.
Lorsque la conservation des Données n’est plus justifiée par la gestion d’un compte Client, une obligation légale, des exigences commerciales, la constatation, l’exercice ou à la défense de nos droits en justice, ou lorsque vous nous le demandez par application de l’un de vos droits (Article VIII), nous supprimons vos Données de façon sécurisée.
4.3. Annulation de Compte
Vous pouvez également demander que votre Compte soit supprimé en application des CGVU. Vos Données seront alors supprimées dans les conditions de l’article 4.2. ci-dessus.
V. Accès à vos Données à caractère Personnel
5.1. Accès à vos Données par les collaborateurs du groupe Octolis
En fonction des finalités définies à l’article I, les collaborateurs des services client, support, administratif, comptabilité, technique, marketing & commercial du groupe Octolis sont susceptibles d’avoir accès aux Données à Caractère Personnel.
L’accès à vos données s’effectue sur la base d’autorisations d’accès individuel, comme il est précisé à l’article 4.1.
5.2. Transmission des Données
Octolis peut sous-traiter les prestations suivantes :
- Hébergement
- Envoi de courriers postaux ou numériques
- Gestion de la relation client
- Maintenance
- Développements techniques
Conformément à l’article 28 du RGPD, l’accès à vos Données par nos sous-traitants est prévu et encadré par un contrat. Ce contrat qui nous lie avec nos sous-traitants énumère les différentes obligations réglementaires qui pèsent sur lui en matière de protection des Données à Caractère Personnel.
VI. Transfert de Données à Caractère Personnel
Nous conservons vos Données à Caractère personnel dans l’Union européenne.
Si les Données que nous recueillons devaient être transférées à des sous-traitants situés dans d’autres pays, nous nous assurons au préalable que les garanties appropriées sont apportées pour encadrer tout transfert de Données à Caractère Personnel (telles que les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne assorties de garanties de sécurité additionnelles), conformément au RGPD et aux recommandations du Comité Européen de Protection de Données.
Nous pourrions également fournir les Données à Caractère Personnel de nos Utilisateurs, uniquement si cela était requis par la loi française, ou ordonné par une juridiction française.
VII. Communications d’Octolis
7.1. Nous pouvons vous envoyer des emails à l’adresse électronique associée à votre Compte pour des raisons liées à notre relation commerciale, à savoir, des raisons techniques ou de sécurité, des raisons administratives relatives à votre abonnement au Logiciel, à votre participation à nos événements, ou encore pour vous informer de l’évolution de notre offre de services.
7.2. Nous pouvons également vous adresser des emails contenant des offres commerciales dans les conditions rappelées à l’article VIII. Si vous vous désinscrivez de ces communications, vous continuerez néanmoins à recevoir les communications énumérées à l’article 7.1.
VIII. Exercice des droits des Utilisateurs
Conformément à la loi française « Informatique et Libertés » et au Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), en vigueur au 25 mai 2018, vous disposez des droits suivants concernant les traitements :
- Droit d’accès et de rectification
- Droit d’opposition
- Droit à l’effacement
- Droit à la portabilité
- Droit à la limitation du traitement
- Droit d’organiser le sort de vos données numériques après la mort
Vous pouvez exercer ces droits en nous écrivant à l’adresse postale suivante : Octolis – 5 Avenue du Général de Gaulle, 94160 Saint-Mandé, ou en écrivant directement à notre DPO à l’adresse [email protected]. Toute demande devra être motivée et accompagnée de la copie d’une pièce d’identité en cours de validité.
Vous pouvez également :
- Modifier vos Données à Caractère Personnel directement à partir de votre Compte Octolis, si vous en possédez un,
- Gérer la réception de communications promotionnelles (non liées à une transaction) en cliquant simplement sur le lien “me désabonner” figurant au bas des courriels envoyés par Octolis.