Pour lire, analyser et interpréter les data, la première solution d’une entreprise est souvent l’utilisation de tableurs tels qu’Excel ou Google Sheets. Les fonctions de création de visuels de ces outils permettent de rapidement faire parler nos données. Mais ces tableurs ont leurs limites, et beaucoup d’entreprises ont fait le choix de passer à des outils de data visualisation tels que Power BI (développé par Microsoft, Power BI est actuellement le leader sur le marché des outils de data visualisation).
Nous avons recueilli le témoignage de Rémi et Pierre, ils ont tous les 2 fait le choix de passer d’Excel à Power BI au sein de leur entreprise, mais avec des profils assez différents :
- Rémi est Sales Manager, et ex Data Manager à BMS International (Vendeur Amazon dans le top 100 des vendeurs Amazon européens). A BMS International, ils utilisent la data tous les jours pour suivre la rentabilité de nos produits, fournisseurs, transporteurs, équipes…
- Pierre est PDG de la société AXAL, leader de la livraison spécialisée, le déménagement et le transport d’œuvres d’Art dans le grand Est. Afin de rester concurrentiel, AXAL a besoin de franchir un cap dans l’exploitation de la grande quantité de données qu’ils ont en leur possession.
Jean-Pascal Lack
Data Viz & Power BI Expert
Ingénieur centralien et expert Power BI avec plus de 7 années d’expérience, Jean-Pascal a accompagné de nombreuses entreprises (des grands groupes comme Sanofi, LVMH à des PME) à mettre en place des tableaux de bords Power BI pour différents usages métiers.
D’où vous est venue l’idée de passer à Power BI ?
🗣️ Rémi
Notre start-up étant assez jeune, nous utilisions uniquement des fichiers Google Sheets pour faire du reporting. Cependant, au fur et à mesure que nous grandissions, le nombre de data a exploité a grandi exponentiellement, et nous nous sommes vite retrouvés face aux limites de Google Sheets : une taille de fichier limité à 4 millions de cellules, et un fichier qui devient déjà lent dès le franchissement du seuil d’1 million de cellules.
On ne pouvait donc pas conserver la data au niveau le plus fin (détail des ventes au jour), nous étions alors obligés d’agréger les data à la semaine voire au mois : cela avait un double désavantage, nous perdions non seulement en finesse des data et donc d’analyse, mais l’agrégation des data était aussi un travail long et manuel.
Par ailleurs, dès que l’on voulait analyser la data selon un nouvel axe (par marque, année de lancement, zone de production, performance des produits), il fallait recréer un outil pour transformer et agréger la data selon l’axe voulu.
Nous avons donc fait le choix de nous tourner vers un outil de data visualisation, dont contrairement à Excel ou Google Sheets, la fonctionnalité première est l’analyse et la visualisation des données.
🗣️ Pierre
Dans notre société nous avons 3 ERP différents pour chacun de nos services. Il en résulte que la data ainsi que les quelques tableaux de bord étaient éparpillés.
Nous avons donc fait le choix de passer à un outil de data visualisation pour améliorer ces 2 points d’une part automatiser l’extraction de la data, d’autre part faciliter et centraliser l’accès à nos tableaux de bord.
Suite à un audit sur notre stratégie digitale ainsi qu’une recommandation de notre partenaire KPMG, nous avons creusé la piste de l’outil de data visualisation Power BI.
Nous nous sommes alors aperçus des points ci-dessous qui nous ont confortés sur le choix de Power BI :
- Power BI est intégré à la suite Microsoft 365 (que l’on utilise déjà chez nous)
- Il est possible de consulter nos rapports Power BI directement via le web (sans avoir à installer un logiciel)
- Power BI est largement utilisé dans le monde de l’entreprise et est leader sur son marché
💡 L’avis de Jean-Pascal Lack, expert Power BI
Avec la grande quantité de données éparpillées dans les différents outils qu’utilise une entreprise, il devient très difficile d’analyser précisément la data, soit juste avec un simple tableur, soit via les indicateurs standards mis à disposition par l’outil.
Pour permettre à son entreprise de faire les meilleurs choix, en s’appuyant sur des KPI explicites, adéquats et précis, l’utilisation d’un outil de data visualisation devient vite nécessaire. Ils sont une multitude à avoir émergé ces dernières années, dont le leader actuel est Microsoft Power BI.
Que vous apporte Power BI de plus comparé à Excel ?
🗣️ Rémi
La migration vers Power BI nous a permis de revoir nos différentes règles métiers ainsi que les transformations depuis nos sources de données. Alors qu’avant nous avions des règles de métiers différentes en fonction des outils/ services, désormais nous avons homogénéisé nos règles et centralisé au même endroit toutes nos sources de données. Cela nous a permis d’améliorer grandement notre confiance en nos données.
Par ailleurs, une fois le modèle de données créé sous Power BI, une autre grande force de Power BI est sa capacité de filtrer facilement et rapidement la donnée selon plusieurs axes de son choix. Nous avons pu gagner en profondeur de l’analyse et identifier des patterns qui ne nous étaient pas facilement accessibles auparavant.
🗣️ Pierre
Excel est très flexible, mais malheureusement Excel ne permet pas de facilement d’extraire de la donnée. Cette étape d’extraction de la donnée de nos différents outils était donc très chronophage et les collaborateurs n’avaient pas le temps de produire (et donc consulter !) les indicateurs internes. Par faute de temps, ils produisaient et consultaient les indicateurs seulement lorsque cela leur était directement demandé.
Grâce au module d’extraction et de transformation de données de Power BI, le temps de production de nos rapports a été divisé par 4 au moins ! Désormais les collaborateurs produisent et consultent quotidiennement les différents indicateurs et cela change complètement notre manière de piloter nos activités. Nous allons même extraire des informations avec Power BI dans des fichiers PDF, ce qui nous semblait à l’époque inimaginable car trop manuel.
Par ailleurs, la mise en forme est plus poussée avec Power BI, ce qui permet de faire des tableaux de bord très clairs. En témoigne l’adoption très rapide de Power BI par les différents services, chacun a désormais son tableau de bord.
💡 L’avis de Jean-Pascal Lack, expert Power BI
Power BI est bien plus performant que Excel dans bien des domaines, mais si je devais donner mon top 3, cela serait :
- Automatisation et extraction des données.Power BI peut se connecter à une multitude de sources de données (fichier Excel, CSV, PDF, TXT, site web, base de données, outils en ligne tels qu’Asana, Zendesk, Google Analytics mais aussi à un dossier contenant des centaines de fichiers Excel ayant un format similaire) via son ETL (Power Query).
Par ailleurs Power BI dispose d’une interface de mise à jour automatique des données d’un tableau de bord ce qui permet de s’assurer que les utilisateurs consultent toujours un tableau de bord à jour. - Accepte un gros volume de données. Power BI peut se connecter à plusieurs sources de données, créer plusieurs tables de données, les nettoyer, les transformer, les relier entre elles, et ceci sur plusieurs dizaines de millions de lignes de données. Pour le lecteur d’un tableau de bord sous Power BI, l’affichage des visuels sera quasiment instantané, il ne remarquera même pas que derrière un simple visuel se cachent en réalité des millions de lignes d’informations. Cela est littéralement impossible sur un tableur tel qu’Excel.
- Interface de création de visuel très user-friendly. Pas besoin d’être un expert en UX pour faire des rapports clairs via Power BI ! L’interface se base principalement sur un système de drag & drop ce qui la rend très intuitive. Par ailleurs, Power BI propose une grande sélection de visuels, même des cartes géographiques, qui sont paramétrables et personnalisables en quelques clics sans taper une ligne de code.
L’interface de Tableau
Quelles sont vos limites actuelles avec Power BI ?
🗣️ Rémi
Au début, nous nous attendions à migrer tous nos rapports et outils Excel sous Power BI. Cependant, il est important de noter qu’un utilisateur ne peut pas rentrer de la data dans Power BI, car Power BI se limite à être un outil spécialisé dans la data visualisation.
Nous avons alors compris que l’on ne remplacera pas tous nos fichiers Excel par des rapports Power BI, mais plutôt que Power BI est complémentaire à Excel, puisque c’est l’outil qui permet de visualiser des données rentrées sous Excel.
🗣️ Pierre
L’interface de Power BI est relativement facile à prendre en main, ce qui nous permet après une petite formation de créer assez facilement nous-même des rapports assez simples. Par contre, si l’on veut créer des KPI sur mesure, ou faire des tableaux de bords plus poussés, nous avons besoin d’un expert Power BI, c’est là que nous avons fait appel à un consultant externe.
💡 L’avis de Jean-Pascal Lack, expert Power BI :
Grâce à son interface intuitive, un utilisateur novice ayant eu une formation peut rapidement créer son propre tableau de bord. En revanche, dès que l’on veut créer un tableau de bord se basant sur plusieurs tables de données ou créer des indicateurs spécifiques, il faudra faire appel à un utilisateur expérimenté sur Power BI, afin de garantir d’avoir à la fois un rapport performant, mais aussi des KPI justes.
Par ailleurs, il ne faut pas avoir à choisir entre Excel ou Power BI, ce sont avant tout deux logiciels complémentaires. Excel est un tableur, il permet de très facilement de saisir de la donnée, alors que Power BI est un outil qui permet entre autres de justement de mieux visualiser la donnée qui est présente dans ses fichiers Excel.
A-t-il été difficile pour votre société de vous former sur Power BI ou de trouver des personnes avec ces compétences ?
🗣️ Rémi
Nous avons pris plus d’un an pour trouver la bonne personne ! Etant donné que nous n’avions aucune personne avec un profil IT, nous cherchions plus qu’un simple développeur Power BI, mais un analyste qui pouvait avoir une vraie compréhension des enjeux du business, et qui pouvait tout prendre en charge, de la rédaction du cahier des charges, au développement et déploiement de la solution au sein de l’entreprise.
Par ailleurs, du fait de la spécificité de notre activité, nos besoins en reporting évoluent quasiment tous les trimestres. C’est pourquoi nous avons fait le choix de recruter en CDI un expert data avec plusieurs années d’expérience.
🗣️ Pierre
Nous n’avions pas la compétence en interne et nous n’avions pas besoin d’une personne à temps plein sur Power BI, suite à des recommandations nous nous sommes donc tournés vers la plateforme de freelance Malt.
Depuis 6 mois désormais, un freelance expert Power BI nous accompagne à hauteur de 3 heures par semaine sur la mise en place et le déploiement de tableaux de bord Power BI.
Lors de la sélection de notre freelance, nous avons mis l’accent sur l’aspect pédagogique du freelance. En effet, nous voulions devenir au maximum autonomes sur la création, la maintenance et l’évolution de nos tableaux de bord. Nous avons désormais plusieurs personnes chez nous qui peuvent créer par eux-mêmes leurs propres tableaux de bord via Power BI !
💡 L’avis de Jean-Pascal Lack, expert Power BI :
Si vous voulez déployer Power BI au sein de votre entreprise, le recrutement d’un expert Power BI est recommandé pour vous assurer que les bons choix sont faits dès le début.
En fonction de votre profil et de votre besoin, vous pourrez alors vous tourner vers une des 3 solutions suivantes : recruter en interne, recruter un freelance, ou passer par une ESN.
Le choix de l’ESN est souvent le plus sécurisé (où l’ESN aura la charge de répondre précisément à votre besoin, et disposera d’une expertise approfondie sur tous les sujets de la data), mais la plus chère.
Le recrutement d’un freelance expérimenté (via une des multiples plateformes qui existent) est une solution qui présente l’avantage d’être très rapide et flexible, tout en combinant un bon rapport qualité/prix.
Enfin le recrutement en interne vous assurera un meilleur transfert de connaissances au sein de votre entreprise. C’est l’option la moins chère mais aussi la moins flexible.